به مجموعه ای از اصول و روش هایی که فرآیند انجام فعالیت ها و وظایف را در یک شرکت مشخص میکند سیستم سازی کسب و کار گفته میشود. سیستم سازی کسب و کار یا Systemize Business به مجموعه ای از مهارت هاو تکنیک هایی گفته می شود که کسب و کار را تبدیل به یک ماشین اجزا و چرخ دنده های مجهز میکند و در نهایت موجب موفقیت در کسب و کار می شود. این چرخ دنده ها نه آنقدر سفت و خشک هستند که باهم درگیر شوند که موجب آسیب رساندن بهم شوند و نه آنقدر اضافه روغن کاری شدند که هرز بچرخند و از پیشروی سیستم جلوگیری کنند.
در این مقاله از سایت آکادمی کسب و کار تاک تیک می‌خواهیم به بررسی علمی و تخصصی سیستم سازی در کسب و کار بپردازیم. در ادامه قصد داریم تعریف صحیحی از مفهوم سیستم سازی در کسب و کار ارائه نموده و نحوه‌ی صحیح به کارگیری آن در هر بیزینس را فراگیریم.
فهرست مطالب این مقاله
سیستم سازی در کسب و کار یعنی :نظم،راهنمایی،یکپارچگی
اگر در شغل خود در نقطه‌ای قرار دارید که مدام مشغول کار کردن هستید ولی احساس می‌کنید به هیچ چیز نمی‌رسید یا اگر فکر می‌کنید با یک روز حاضر نشدن شما در محل کارتان همه چیز از هم می‌پاشد، وقت درنگ کردن در این پروسه برای شما فرا رسیده است. هر چقدر هم که شما به کار کردن علاقه داشته و در حوزه شغل مورد علاقه خود در حال کار کردن باشید در این نقطه شما بیش از آنچه کارمند یا صاحب کسب و کار خود باشید، برده‌ی کار خود شده‌اید؛ و این نشانه واضحی از عدم مدیریت صحیح سیستم‌های شما است. اگر در تشخیص شغل مورد علاقه خود دچار ابهامی هستین پیشنهاد می کنیم مقاله از کجا بفهمیم به چه شغلی علاقه داریم؟ از مجموعه آکادمی کسب و کار تاک تیک را مطالعه کنید.
با کشف، تحلیل و بهینه‌سازی روش‌های اداره‌ی زندگی و کسب وکار خود، می‌توانید به‌سرعت همه‌ی کارهای خود را آسان‌تر کنید و کیفیت انجام آن ها را بهبود بخشید. بسیاری از اساتید بزرگ، داشتن رویکردی جامع و کلی‌نگر در خصوص پیشبرد و توسعه فردی پیشنهاد می‌کنند، اما روش تحلیل سیستم‌ها بر اساس روشی کار میکند که مخالف این رویکرد است. در این روش پیشنهاد میشود سیستم‌های فردی خود را به اجزای کوچک‌تری تقسیم کرده و زیرسیستم‌های آنها را مشخص کنید. شما از این طریق می‌توانید تا جای ممکن فرایندها را اثربخش کنید.
برخی از مدیران اینطور فکر می‌کنند که اگر سیستم سازی صورت گیرد، دیگر لزومی به کار کردن خودشان نیست. در حالی که سیستم سازی باید به گونه‌ای باشد که بتوانیم بیشتر و بهتر خدمت کنیم و در کنار آن مهارت های مدیریتی خود را افزایش و پرورش دهیم. این موضوع چنان معنا پیدا میکند که با تنظیمات، نظم دهی و هماهنگی بیشتر در سیستم کاری، فرایند کار با سرعت، نظم و کیفیت بهتری پیش خواهد رفت. چنانچه این سیستم سازی به درستی انجام گیرد، به وضوح ما شاهد آن خواهیم بود که کارها ساده‌تر شده و بدون فشار و زحمت اضافه برای خودمان و سایر نیروها قادر خواهیم بود در شفافیت بیشتر، کارآمدتر عمل کنیم.
در سخنی کوتاه می‌توان گفت،”اصول سیستم سازی برای توسعه و بهبود کسب و کار است!“
چگونه در کسب و کار خود سیستم سازی کنیم؟
یک تصور غلط رایج در مورد سیستم سازی کسب و کار این است که همه چیز تحت کنترل است.
اصلاً اینطور نیست؛ نظام‌مند کردن کسب و کارتان به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت‌های هر یک از کارکنان برای مدیریت و برنامه‌ریزی لحظه به لحظه‌ی آنان نیست.
به طور خلاصه، وقتی سیستم سازی را وارد کسب و کار خود می‌کنید، الگویی برای آن کسب و کار ایجاد می‌کنید.
ایده این مدل این است که شما به جای اینکه مدام روی بخش‌های مختلف کسب و کارتان کار کنید، در زمان کوتاه تری بر روی سیستم سازی آن کار کنید، تا کارها از مرحله ای به بعد به طور خودکار در روی نظم پیش روند. هدف این نوع سیستم سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر برای مشتریان و کارمندان شما است و به شما این امکان را می دهد که بسته به استراتژی کسب و کار خود در آن زمان به راحتی برنامه خود را تنظیم یا اصلاح کنید.
هنگامی که شما یک کسب و کار سیستمی را اداره می کنید، می توانید زمان خود را به کار بر روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه اینکه بخش مهمی از آن باشید. این به شما کمک می کند افزایش بهره وری کارمندان و خود، مدیریت پروژه را نیز ساده تر کنید.
سیستم‌سازی کسب‌وکار شما اساساً شامل تعریف نحوه اجرای سیستم‌های تجاری شما به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها یا SOPها (روش‌های عملیاتی استاندارد) است.
در هر کسب و کاری فرایندهایی در جریان هستند، ممکن است این فرایندها به طور رسمی تعریف و مشخص شده باشند و یا به طور تصادفی در طول کار ایجاد شوند و مورد توجه قرار گیرند. در هر صورت مادامی که تمام فریندهای یک کسب و کار به طور دقیق تعریف و برررسی نشده باشند، نمی توان آنها را به طور مداوم دنبال کرد و خروجی های کار ما با آن ها ناسازگار خواهد بود. ناسازگاری دشمن یک کسب و کار کارآمد است. این اختلال در کسب و کارها هزینه و زمان زیادی را تلف میکند.
در چنین شرایطی کارمندان نمی دانند چه کاری باید انجام دهند، مشتریان نمی دانند چه چیزی دریافت خواهند کرد و اما چه بر سر صاحب‌های کسب و کار می‌آید؟ آنها صاحب کسب و کاری هستند که مدیریت آن از عهده‌شان خارج شده است.
چه چیزی نیاز شما به سیستم سازی را بر می‌انگیزد؟
ممکن است دلایل زیادی وجود داشته باشد برای اینکه شما به این مساله بیندیشید که کسب و کارتان به سیستم سازی نیاز دارد. شاید شما به دنبال این باشید که بدانید چگونه می توانید عملیات کسب و کار خود را بهبود بخشید. اما اغلب نکات کلیدی وجود دارد که به شما به خوبی نشان می‌دهند، زمان مناسبی برای توسعه استراتژی سیستم سازی شما به وجود آمده است.
- برای سرمایه گذاری در کسب و کار جدید و یا خارج شدن از آن
شما فکر می‌کنید، در پس امور مالی کسب و کار، میزان تعریف عملیات کسب و کار شما در هنگام ارزش گذاری کسب و کارتان بر چه اساسی تعیین میشود؟ ممکن است اینطور به نظر برسد که این ارزش گذاری بر این اساس تعیین میشود که در دنیای بیزینس، سرمایه گذاران می پرسند “این کسب و کار چقدر برای رشد آماده است؟” اما باید به شما بگوییم که هرگز چنین اتفاقی رخ نخواهد داد. آنچه برای سرمایه گذاران حائز اهمیت است این است که آنها باید بدانند “چقدر می توانیم این تجارت را بدون رهبری موجود اداره کنیم؟”
- هنگام استخدام یک موقعیت شغلی جدید
این بدان معنی است که فعالیت از شما یا یکی از اعضای تیم شما به یک موقعیت جدید تفویض می شود. همچنین ممکن است به این معنی باشد که این شخص در حال انجام فعالیت جدیدی باشد. در هر صورت، برای موفقیت در این موقعیت، باید مشخص کنید که آنها واقعاً چه کاری انجام خواهند داد و دانش و ابزار لازم برای انجام آن را در اختیار آن ها قرار دهید.
- هنگام گسترش اعضای کسب و کار
همانطور که یک تیم گسترش می یابد، بسیار مهم است که حجم کار به طور موثر و کارآمد مدیریت شود. هنگامی که افراد جدید استخدام میشوند اگر نقش آن ها از روز اول مشخص شود، آنها با فرآیندها و رویه‌ها آشنا باشند و همینطور اطلاعات کافی در خصوص کارشان و شرح شغلی خود در دسترس این افرد باشد؛ بسیار موثرتر خواهند بود. در چنین شرایطی این افراد تازه وارد دقیقاً می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و سریع‌تر بر کار خود مسلط میشوند. این فرایند باعث میشود آنها با کیفیت و سرعت بیشتری به چرخه بهره‌برداری بیزینس برسند و تکرار آموزش و اتلاف وقت را به حداقل برسانند. بدین ترتیب ممکن است وقتی سیستم‌سازی می‌کنید، در مراحل بعدی به استخدام‌های کمتری نیاز داشته باشید، زیرا اعضای تیم شما کارآمدتر میشوند.
برای اطلاعات بیشتر در این مورد شما را به خواندن مقاله شرح شغل چیست؟ دعوت می کنیم.
- هنگام رشد کسب و کار
کسب و کار شما اغلب به این دلیل در حال رشد است، که استاندارد بالایی از خدمات ارائه می دهد. با این حال، افزایش حجم کاری می تواند کیفیت آن خدمات را کاهش دهد. در چنین شرایطی حفظ کیفیت همزمان با رشد کسب و کار شما یکی از نگرانی های تراز اول شما خواهد بود. سیستم سازی همان فرمول نجات بخشی است که در این مرحله زودتر از موعد بهترین راه برای اطمینان حاصل نمودن از کیفیت خدمت شما را فراهم می‌آورد.
- هنگام برون سپاری بخشی از بیزینس
این یک استراتژی تجاری متداول است که عناصر کسب و کار خود را برون سپاری کنید. این برون سپاری می تواند به دلیل فرعی بودن آن بخش از کار نسبت به بیزینس شما باشد (مثلاً امور مالی، منابع انسانی یا بازاریابی)، یا نیاز به تخصص ویژه‌ای در آن زمینه باشد که در آن زمان لزومی بر انجام آن در خود سیستم وجود ندارد (مانند تولید، تدارکات). اگر انتظارات شما از آن سرویس و نحوه مدیریت آن به صورت مداوم به وضوح تعریف نشده باشد، دستیابی به بازگشت سرمایه ای که انتظار دارید در انجام این امور حین برون سپاری به دست آورید، دشوار خواهد بود.
- هنگامی که زمان آزاد بیشتری برای خود نیاز دارید
صاحبان کسب و کار برای موفقیت یک کسب و کار بسیار مهم هستند. اما اغلب آن ها خود را درگیر عملیات روزانه‌ای می کنند که مجبور میشوند ساعت‌های زیادی کار کنند و زمانی برای بهبود تعادل کار و زندگی خود پیدا نکنند. این مدیران به ناچار استراتژی‌های کلی را در کسب و کارشان در نظر می‌گیرند و از بسیاری از جزییات چه در زندگی شخصی و چه در کسب و کار باز می‌مانند. تنها راه تغییر این امر از طریق سیستم سازی میسر میشود. شما تنها با سیستم سازی است که می‌توانید یک چرخه‌ی فعال و هوشمند از کار و بهره‌وری را ایجاد نمایید به طوری که نیاز به حضور دائمی شما وجود نداشته باشد؛ و در عین حال کیفیتی فوق العاده از خدمت را رقم زند. شما برای یک مدیر خوب بودن نیاز به استراحت و تعادل در زندگی‌تان دارید که این موضوع نیازمند داشتن زمان آزاد بیشتری برای شما است. علاوه بر این زمان آزاد برای شما به عنوان مدیر فرصت‌هایی برای آموزش و مطالعه بیشتر فراهم می‌آورد که خود این موضوع نیز یکی از اساس‌های اصلی رشد و بهره‌وری یک کسب و کار است.
اجزای سیستم سازی در کسب و کار :
افراد:خودمان،کارکنان ، تامیین کنندگان و کسانی که در پیشبرد کسب و کار ما تاٍیر میگذارد.
اسناد: چشم انداز ،ماموریت مزیت رقابتی وتمام دستورالعمل هایی که در آن تمام فرایند های کسب و کار توضیح داده شده است.
ابزار:بخش مهمی از سیستم کسب و کار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسب و کار میشوند
کامپیوتر،سیستم تلفنی، وب سایت،سامانه پیامکی،نرم افزارها و… ابزاری که بخشی از سیستم کسب و کار ما هستند.
چگونه در بیزینس خود سیستم سازی را انجام دهیم؟
حال پرسشی که مطرح می شود این است که چگونه سیستم سازی کسب و کار را پیاده سازی نماییم؟ برای پاسخ این پرسش می توانید اقدامات زیر را انجام دهید.
- بهینه سازی کارمندان
- ایجاد حس مطلوب در کارمندان
- ایجاد امکانات جدید
بهینه سازی کارمندان
یکی از شیوه های سیستم سازی کسب و کار، استخدام نیرو می باشد. اما باید نیروهایی مطابق با پلن بیزینسی خود استخدام نمایید. همچنین باید افرادی مسئولیت پذیر و دلسوز را برای تیم خود انتخاب نمایید تا بتوانید بازدهی مناسبی را دریافت کنید.
سپس کارها را بین کارمندان تقسیم نمایید و از دخالت خود در امور کاری خودداری کنید.
دقت نمایید که بعضی از نیروها با کمی اموزش می توانند تبدیل به فردی توانمند شوند. پس با شناخت از کارمندان پتانسیل آنها را شناسایی کرده و تبدیل به بهترین ورژن شان نمایید.
اکثر افراد از کنترل لحظه به لحظه و مدیری سختگیر فراری هستند و موجب خسته شدن آنها می شود. پس به نیروهای خود اعتماد کنید و به صورت مداوم انها را کنترل نمایید. اما به صورت هفتگی جلساتی درباره روند کار برگزار کنید.
ایجاد حس مطلوب در کارمندان
یکی دیگر از شیوه های سیستم سازی کسب و کار، ایجاد حس خوب در کارمندان می باشد. زمانی که شما به افراد فقط با وعده های مالی انگیزه دهید؛ در غیاب شما به درستی کار نخواهند کرد. پس باید به آنها حس خوشایندی را از محل کارشان منتقل نمایید و احساس کنند کسب و کار خودشان است. اینگونه در نبود شما نیز به بهترین شکل فعالیت می کنند.
برای این منظور می توانید از بیزینس کوچینگ چیست؟ کمک بگیرید. زیرا یک مربی کوچ می تواند به شما برای ایجاد حس خوشایند در تیم تان کمک زیادی نماید.
ایجاد امکانات جدید
برای سیستم سازی در کسب و کار می توانید با اماده سازی امکانات جدید و هوشمند نیز به کار خود رونق بخشید.
نکات مهم در سیستم سازی کسب و کارها
برای آنکه بتوانید در این پروسه موفق عمل نمایید، باید ابتدا هدف سیستم را مشخص کنید و سپس اقدام به تغییرات فکری در جهت ایجاد تفکر سیستمی نمایید. بعد از آن باید اقدام به تیم سازی و ایجاد یک کار تیمی کنید. برای سیستم سازی باید از ابزارها و مواردی که موجب سهولت بخشیدن به کارتان می شود نیز استفاده نمایید.
سیستم سازی کسب و کار شامل چه چیزهایی می شود؟
در مرحله اول یک مدیر باید نگرش سیستمی داشته باشد،باید به همه چیز هایی که در محیط کار هست ،به دید یک سیستم نگاه کند.
مدیر باید شخصیت افراد را بشناسد و هر فرد را در جایگاه مناسب قرار دهد تا بتواند بهترین نتیجه را دریافت کند.
صاحب یا مدیر کسب و کار باید بتواند سازماندهی کرده و ساختار تیمی را تشکیل دهد.
نقش بیزینس کوچینگ در سیستم سازی کسب و کارها
با توجه به اهمیتی که سیستم سازی برای توسعه کسب و کارها دارد؛ می توان بهره مندی از مربی کوچ را راهی سودآور در این مسیر یاد کرد. زیرا بیزینس کوچینگ به شما کمک می کند تا بتوانید نیازمندی های کسب و کارتان را شناسایی کرده و در جهت رشد و ارتقا آن اقدامات لازم را انجام دهید.
سخن آخر
در این مقاله به سیستم سازی کسب و کار پرداختیم تا بتوانید در مسیر مدیریت بیزینس تان موفق تر ظاهر شوید. اگر نیاز به راهنمایی داشتید با ما تماس بگیرید.
سوالا ت متداول
سوال 1: ساختن سیستم کسب و کار یعنی چه ؟
پاسخ : ساختن سیستم کسب و کار یعنی انجام ندادن کارهای تاکتیکی به صورت روزانه و صرف زمان استراتژیک که باعث ارتقا و آزاد شدن پتانسیل کسب و کارتان میشود.
سوال 2: چه کسانی نیازمند ساختن سیستم کسب و کار هستند ؟
پاسخ : از نظر بهبود مدیریت و فروش کسب و کار ، تمامی صاحبان کسب و کار و افرادی که بیزینس فعال دارند نیازمند سیستم سازی در کسب و کار خود است .
سوال 3 : سیستم سازی کسب و کار شامل چه چیزهایی میشود ؟
پاسخ : باید مدیر نگرش سیستمی داشته باشد و شخصیت افراد را بشناسد و مدیر بتواند ساختار تیمی بسازد .
سوال 4: چرا هر چقدر کار میکنیم و به چیزی نمیرسیم؟
پاسخ : چون در کارخود سیستم سازی صحیحی نداشتید و نتوانستید از نیروهای کار خود بهره وری لازم را کسب کنید .
سوال 5: آیا سیستم سازی یعنی این که کمتر کار کنیم و بیشتر پول در بیاوریم ؟
پاسخ : درست است ولی دلیل بر کار نکردن نیست . سیستم سازی یعنی شما بیشتر .و بهتر خدمت کنید و سطح و کیفیت برند یا محصولتون رو با سیستم سازی اصولی افزایش دهید.
سوال 6: چگونه حس مطلوب در کارکنان باید ایجاد کنیم ؟
پاسخ : باید با روحیات کارکنان و کارمندانتان آشنا شوید ، که چه کارهایی به کارمندانتان حس خوب میدهد
نظر خود را بنویسید:
