آقای جان ماکسول در کتاب 21 قانون انکارناپذیر رهبری اینطور می گوید که ” بهترین مدیر به شخصی گفته می شود که افراد دارای صلاحیت را به کار بگیرد تا کاری را که می خواهد، برایش انجام دهند. در ضمن این مدیر باید به اندازه ی کافی خوددار هم باشد که در کار این افراد دخالت نکند تا آنها به وظایفشان عمل کنند.” اگر وارد دنیای کسب و کار شده اید و خود دارای یک بیزینس باشید، دو حالت برای شما در جریان است؛ یا آنقدر درگیر کار کردن هستید، که فرصتی برای سر خاراندن ندارید و با تمام وجود در همه بخش های کسب و کار می دوید، یا توانسته اید افراد توانمندی را دور خود جمع کنید و آنها را آموزش دهید تا بتوانند در نبود شما با کار گروهی به بهترین شکل ممکن و حتی بهتر از شما کار را پیش ببرند.
حالت دوم به سیستم سازی در کسب و کار (Business Systemization) معروف است که در این بخش قرار است در مورد آن صحبت کنیم. همچنین این را توضیح خواهیم داد که چطور سیستم سازی در کسب و کارمان را انجام دهیم و مزیت های انجام این کار در چیست؟ آکادمی تاکتیک در این مقاله برای شما آموزش سیستم سازی کسب و کار را به صورت جامع به شما یاد خواهد داد.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
در دنیای امروز کسب و کارها به سرعت در حال رشد هستند. کسب و کارهای بزرگی مانند مک دونالد یا هتل های ویلتون و غیره را در نظر بگیرید که دارای هزاران شعبه در سراسر دنیا هستند. در عین حال به بهترین شکل ممکن تمامی شعبه ها هم به کار خود مشغولند. چطور ممکن است وقتی صاحب کسب و کار بالاسر هیچ یک از شعبه ها نیست، این تجارت ها تا به این حد موفق عمل می کنند؟ پاسخ آن در سیستم سازی کسب و کار نهفته است. یعنی شما صاحب تجارتی است که قرار نیست خودتان آن را به تنهایی اداره کنید. بلکه با سیستم سازی درست و استخدام افراد توانمند کارها را به آنها یاد می دهید که بتوانند در نبود شما و حتی بدون وجود شما تجارت تان را به بهترین شکل ممکن پیش ببرند.
در حقیقت باید این را بدانید که رهبر و یا مدیر کسب و کاری که نمی تواند سیستم سازی را در تجارت خود پیاده کند و نمی خواهد به دیگران اختیار بدهد، موانعی را در سازمان خود ایجاد می کند که بقیه کارمندها نمی توانند بر آنها غلبه کنند. بنابراین در چنین شرایطی اگر این موانع به مدتی طولانی در آن کسب و کار باقی بمانند، هم خود مدیر یا رهبر آن سازمان خسته می شود و هم افرادی که در آنجا کار می کنند، دلسرد و مایوس می شوند یا تسلیم می شوند و حتی با کسب و کارهای دیگری می روند تا بتوانند توانمندی های بالقوه خود را در جاهای دیگر شکوفا نمایند.
چرا برخی از مدیران و صاحبان کسب و کار میل به سیستم سازی ندارند؟
در این مقاله اهمیت سیستم سازی و ثروت آفرینی آن برای کسب و کارها را کامل برای شما توضیح خواهیم داد. اما باز شاید این سوال برای شما پیش آید که چرا با وجود اینکه همه کسب و کارهای بزرگ در دنیا به سیستم سازی روی می آورند، اما برخی از صاحبان کسب و کارها این را انجام نمی دهند.
ترس از دست دادن جایگاه
یکی از دلایل اصلی که مدیران یک کسب و کار به دیگران اختیار نمی دهند و یا نمی خواهند دیگران نحوه اداره امور تجارت شان را یاد بگیرند، به این دلیل بوده که این اشخاص نگرانند که اگر سیستم سازی در کسب و کارشان صورت گیرد، قدرت خود را از دست بدهند. نکته جالبی که باید در این زمینه بدانید این است که راه کسب قدرت و توانمند کردن کسب و کار در اختیار دادن به دیگران بدست می آید.
بطور مثال زمانی استیو جابز رهبر بی چون و چرای شرکت اپل بود. اما با بزرگ شدن شرکت نمی توانست به تنهایی کل کار را به پیش ببرد. بنابراین به دنبال افراد کلیدی بود که بتوانند مانند او کار را به پیش ببرند. یکی از این افراد آقای تیم کوک مدیر عامل فعلی اپل بود که در سال 1998 وارد این شرکت شد. در کمپانی اپل مدیر ارشد عملیاتی بعد از سه ماه کار کردن زیر نظر خود جابز استعفا داد و برای یک سال استیو جابز نقش های آن شخص را انجام میداد. چرا که افرادی که برای مصاحبه می آمدند، بقول استیو جابز آدم های تولیدی نسل قدیم بودند. او دنبال کسی بود که زمانبندی عملیات کارخانه ها و زنجیره ی عرضه ی محصولات شرکت را دقیق تنظیم کند. تا زمانی که تیم کوک وارد کار شد. در ابتدای سال 1998 جابز ارزش موجودی های انبار شرکت را از معادل تولید دو ماه شرکت به نصف کاهش داده بود. تیم کوک آن را به 6 روز کاهش داد و یک سال بعد آن را به 2 روز رساند. در اصل قدرت دادن به تیم کوک در این بخش و بهتر کار کردن تیم کوک اپل را بزرگتر کرد و استیو جابز هم جایگاهش را از دست نداد. بنابراین این دیدگاه را مدیران ضعیف دارند که نمی خواهند سیستم سازی انجام دهند.
مقاومت در برابر تغییر
دومین دلیلی که برخی از صاحبان کسب و کارها در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند، به این برمی گردد که دوست ندارند منطقه راحتی قدیم خود را ترک کنند. سیستم سازی در یک کسب و کار تغییرات زیادی را با خود به همراه می آورد. همچنین این کار مدام به آپدیت نیاز دارد و همه افراد مخصوصا کسانی که سن بالایی دارند این کار را دوست ندارند.
عدم آموزش در زمینه سیستم سازی
سومین دلیلی که صاحبان کسب و کار در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند این است که این افراد اساسا درکی از سیستم سازی و نحوه انجام آن ندارند. بنابراین نمی توانند چنین کاری را در کسب و کار خود پیاده کنند. امروزه این مورد یکی از اصلی ترین عللی است که بسیاری از کسب و کارهای داخلی ما را با سیستم سازی با مشکل مواجه کرده است. بهترین کار در این زمینه استفاده از خدمات از مشاوره کسب و کار و یا تجربه مدیرانی است که قبلا در تجارت های دیگر سیستم سازی انجام داده اند و انجام این کار برایشان دشوار نیست.
چرا باید در یک کسب و کار سیستم سازی انجام گیرد؟
یکی از سوالاتی که جا دارد در این مقاله درباره آن توضیحاتی را ارائه دهیم این است که اساسا چرا باید در کسب و کار خود سیستم سازی را انجام دهیم. در ادامه دلایل این کار را توضیح خواهیم داد.
افزایش راندمان کسب و کار
وقتی یک صاحب کسب و کار یا مدیر آن به تنهایی درگیر انجام تمام کارهای کسب و کار خود باشد، در چنین شرایطی آن تجارت از یک حدی بیشتر رشد نمی کند. گاها در برخی از کسب و کارها کارمندان زیادی هم مشغول کار هستند، اما مدیر آنجا نمی تواند به هیچ کدام از آنها اعتماد کند. بنابراین تمامی کارهای حسابداری و تبلیغ و تلفن جواب دادن و غیره را خودش انجام می دهد. در چنین شرایطی درآمدزایی کسب و کار و مدیر به شدت کاهش پیدا می کند. بنابراین اگر تجارت شما درگیر چنین شرایطی است، باید به فکر سیستم سازی باشید و با استخدام یا پرورش افراد توانمند بخشی از کارها را به آنها محول نمایید.
دلیل اینکه در چنین شرایطی سودآوری آن تجارت به کمترین حد خود می رسد، این است که اولا هر شخصی یک حد از توانایی کار کردن دارد و بیشتر از آن امکان پذیر نیست. بنابراین سرعت انجام کارها پایین خواهد بود. همچنین کارها بصورت تخصصی انجام نخواهند شد و در بهترین حالت صاحب کسب و کار یا مدیر آن آن ها را به صورت سطحی انجام خواهد داد تا بتواند برای بخش های دیگر هم زمان کافی داشته باشد.
گسترش کسب و کار به مناطق جغرافیایی دیگر
کسب و کاری مانند مک دونالد را در نظر بگیرید. این کسب و کار برای اولین بار توسط دو برادر بنام های دیک و موریس در سال 1937 پایه گذاری شد. در آن دوران مک دونالد فقط یک رستوران بود که نیازهای مشتری ها را به سرعت آماده میکرد. بعدها وقتی این برند به شخصی بنام آقای ری کراک واگذار شد، رهبری او سبب شد تا سیستم سازی به سرعت در آن صورت بگیرد و یکی از بزرگترین کسب و کارهای زنجیره ای در دنیا در زمینه فست فود شکل بگیرد. بنابراین سیستم سازی کسب و کار به این دلیل نیاز است که وقتی بخواهید شعبه های دیگری از تجارت خود را در شهرها و کشورهای دیگر راه اندازی نمایید، نیاز دارید تا افرادی داشته باشید تا ان را به خوبی اداره نمایند.
از کجا بدانم کسب و کار من به سیستم سازی نیاز دارد؟
احتمالا این سوال برای شما پیش بیاید که کسب و کار فعلی من به سیستم سازی نیاز دارد یا نه؟ اگر مواردی که در ادامه به آنها اشاره می کنیم را در تجارت خود مشاهده کردید، بدانید که باید به فکر سیستم سازی در تجارت خود باشید.
نظر خود را بنویسید:
