چند مدت پیش خبری منتشر شد مبنی بر اینکه کمپانی APPLE می خواهد حقوق تمامی کارمندان ماهر خود را تا سقف مشخصی افزایش دهد. دلیل آن هم به خاطر این بود که شرکت META سعی در جذب نفرات کلیدی داشت که در اپل مشغول کار بودند. اما چرا ارزشمندترین کمپانی دنیا حاضر است حقوق کارمندان خود را تا حدی افزایش دهد که فکر رفتن به شرکت دیگری را در سر نپرورانند؟ دلیل آن این است که با ارزش ترین دارایی هر سازمان، اعضای آن هستند. اگر اهمیت این موضوع را خوب درک کنیم، خواهیم فهمید که شرح شغل یا Job Description چقدر برای یک شرکت یا سازمان اهمیت دارد.
در اصل برای انتخاب شایسته ترین و بهترین افراد برای کار خودمان نیازمند تهیه شرح شغل هستیم. اگر دوست دارید بدانید که شرح شغل چیست؟ و چگونه باید یک شرح شغل خوب برای بیزینس یا تجارت خودمان تهیه کنیم، این مطلب را تا انتها مطالعه نمایید.
شرح شغل چیست؟
مشکلی که امروزه بسیاری از سازمان های ناکارآمد با آن درگیر هستند، این است که افرادی را در پست های مختلف کاری دارند که هیچ کدام وظایف خود را به درستی انجام نمی دهند. دلیل اصلی، این است که این افراد یا در زمان استخدام دقیقاً از توانایی های لازم برای پست کاری خود آگاه نبود‌ه اند و یا شرکت برایشان، آن ها را تعیین نکرده است. اینجا است که شرح شغل به میان می آید. در اصل شرح شغل، تعریف دقیق از جایگاهی است که یک نفر قرار است در آن جایگاه مشغول به کار شود. در واقع داشتن یک شرح شغل کامل یکی از مواردی است که باعث افزایش بهره وری کارکنان کسب و کار می شود.
بطور مثال، فرض کنید که یک سازمان به دنبال استخدام یک مدیر فروش است. اگر یک شرح شغل درستی برای این بخش تهیه کرده باشد، دقیق تعیین خواهد کرد که شخص متقاضی این پست باید چه توانایی هایی داشته باشد تا بتواند آن را بدست آورد.
در حقیقت با نوشتن یک شرح شغل، شما جایگاه کاری خود را برای جویندگان کار تبلیغ می کنید. در شرح شغل شما مسئولیت ها و مهارت هایی که باید شخص مورد نظر داشته باشد را بیان می کنید تا فرد مناسب را پیدا کنید. نه اینکه یک شخص نامناسب را استخدام کرده و بعد مجبور باشید که مرحله به مرحله او را آموزش دهید.
اهمیت نوشتن شرح شغلی در استخدام افراد
با ذکر یک مثال به راحتی خواهید فهمید که نوشتن یک شرح شغلی چقدر می تواند برای یک سازمان مفید باشد. فرض کنیم در سازمان خود به دنبال استخدام شخصی می گردیم که کارشناس تولید محتوا باشد. در اکثر آگهی های مربوط به این کار هیچ گاه دقیق عنوان نمی شود که یک کارشناس تولید محتوا باید چه توانایی هایی داشته باشد و بخاطر همین اکثر افرادی که کار تولید محتوا را انجام می دهند، فکر می کنند که کارشناس تولید محتوا هم هستند، در حالی که واقعا اینگونه نیست.
پس همین که بتوانیم مطلب یا مقاله ای را خوب بنویسیم، دلیل بر این نیست که کارشناس تولید محتوا هستیم. کارشناس تولید محتوا وقتی یک سایت را به او می دهند، همان روز اول شروع به نوشتن مقاله برای سایت نمی کند؛ بلکه در قدم اول شروع به تحقیق می کند. اول بررسی می کند که سایت برای چه چیزی راه اندازی شده و در قدم بعدی بازار هدف این وب سایت را بررسی می کند که در چه قسمت هایی از آن مارکت ضعف وجود دارد. کارشناس، ضعف ها را شناسایی و بررسی کرده و سپس قدرتی که این ضعف ها دارند را پیدا کرده تا سایت مورد نظر بتواند آنها را در بازار برطرف کند.
تازه بعد از آن، شروع به تحقیق در مورد کلمات کلیدی کرده تا بفهمد چه کلمات کلیدی مناسب این سایت بوده و در مورد چه موضوعاتی باید صحبت کند که به بازار ثابت کند این سایت می تواند ضعف ها را برطرف کند و اگر به آن اعتماد کنند، می توانند نتیجه بگیرند و چرا این سایت همان چیزی است که آنها دنبالش هستند.
تا به اینجا یک کارشناس تولید محتوا هیچ مقاله ای ننوشته و هیچ مطلبی را هم منتشر نکرده است. در قدم بعدی این را بررسی می کند که چه نوع محتوایی مناسب مخاطبین این حوزه خواهد بود. آیا محتوای ویدیویی مناسب مخاطبان این حوزه خواهد بود یا محتوای صوتی و یا متنی؟ اگر همچین پتانسیلی در شما وجود دارد، می توانید خود را کارشناس تولید محتوا بنامید، اگر نه شما صرفاً یک مقاله نویس و تایپیست هستید. با مثال بالا خواستیم اهمیت نوشتن یک شرح شغل خوب را برای شما عنوان کنیم که چقدر در جذب افراد خوب و کلیدی به سازمان شما اهمیت دارند. مسلماً با خواندن متن بالا هر کسی نخواهد توانست بگوید که کارشناس تولید محتوا است.
مراحل و نحوه نوشتن یک شرح شغل
یک شرح شغل مناسب باید تمامی فاکتورهای لازم را داشته باشد. اگر می خواهید یک شرح شغل بنویسید، به موارد زیر در نوشتن شرح شغل اهمیت دهید.
- عنوان شغل
- مقدار دستمزد پرداختی
- مسئولیت ها و وظایف شخص
- مهارت های لازم که شاید باید از آنها برخوردار باشد.
- شرایط کاری شغل
- محیط کاری
- وضعیت فیزیکی و جسمانی فرد مورد نظر
- ابزار مورد نیاز برای انجام کار
- مزایای کار
- روزها و ساعات کاری فرد
عنوان شغل را دقیق مشخص کنید.
در قدم اول باید دقیقاً مشخص کنید که کار شما چیست؟ در انتخاب عنوان، شخص نباید عنوان را به صورت عمومی بنویسید. بلکه باید آن را بصورت اختصاصی بنویسید که بطور دقیق تری به شغل اشاره شود. زیرا در اکثر اوقات، جویندگان کار شغل مورد نظر خود را در بخش جستجو سرچ می کنند. همچنین از به کار بردن کلمات پیچیده خودداری کنید تا شخص مورد نظر راحت تر بتواند با اطلاعات شما ارتباط برقرار کند.
بطور مختصر در مورد کار توضیح دهید
در این قدم، شخص مورد نظر پس از مطالعه عنوان شغل می خواهد با جزئیات بیشتری در مورد کار شما آشنا شود. سعی کنید انتظاراتی که از شخص مورد نظر دارید را بطور خلاصه در این بخش عنوان کنید. این بخش یکی از قسمت های خیلی مهم شرح شغل بوده که خیلی از افراد به آن اهمیت می دهند. در این بخش، محل کار و امکان حضوری یا غیر حضوری کار کردن، فرهنگ کاری شما و مزیت های کار کردن در شرکت خود را عنوان کنید. همچنین فاکتورهایی که شخص مورد نظر باید داشته باشد را، حتماً ذکر کنید.
گاهی اوقات در بخش کاری خود، شخص باید فاکتور خاصی را حتماً داشته باشد. بطور مثال شاید شما به یک کارشناس فروش نیاز داشته باشید که زبان انگلیسی را هم باید تخصصی بلد باشد، در چنین شرایطی حتما آن را ذکر کنید.
در این بخش می توانید مقدار حقوق پرداختی و مزیت هایی که برای شخص به همراه دارد را هم عنوان کنید. زیرا اکثر اشخاص با دیدن حقوق و مزایای کاری بیشتر ترغیب می شوند تا وارد شرکت یا سازمان شما شوند.
شخص مورد نظر شما باید دقیقاً چه مهارت هایی داشته باشد
یکی از بخش های مهم شرح شغل، این بخش خواهد بود. چرا که هدف شما از نوشتن شرح شغل دقیقاً به این خاطر است که شخص با صلاحیت را وارد شرکت یا سازمان خود کنید. در این بخش، میزان تحصیلات شخص مورد نظر، سوابق کاری و مدارک و مهارت هایی که باید شخص داشته باشد را ذکر کنید. اگر در کار شما شخص باید کار با نرم افزار خاصی را هم بلد باشد، آن راعنوان کنید.
تفاوت شرح شغل (Job Description) با شرایط احراز شغل (Job Specification)
دو اصطلاحی که در بالا ذکر کردیم، ممکن است بعضی از افراد را گاهی به سردرگمی بیندازد. در اینجا می خواهیم تفاوت شرح شغل را با شرایط احراز شغل بیان کنیم. در شرح شغل همانطور که توضیح دادیم، شما به توضیح ویژگی های شغل می پردازید. مثلاً در یک سازمانی اگر به یک مدیر بازاریابی نیاز داشته باشند، در شرح شغل عنوان می شود که این جایگاه چه خصوصیاتی را می طلبد و چه شخصی می تواند آن را دریافت کند.
در حالی که در شرایط احراز شغل، به بررسی ویژگی های شاغل می پردازیم و اینکه برای بدست آوردن یک جایگاه، باید چه فاکتورها و خصوصیاتی را در خود پرورش دهیم.
بهترین راه های نوشتن شرح شغل
شرح شغل فقط به استخدام افراد جدید خلاصه نمی شود و در هر سازمانی برای تمامی جایگاه ها می توان شرح شغل نوشت. در ادامه می خواهیم سریع ترین راه های نوشتن شرح شغل را به شما یاد بدیم.
پرسش مستقیم از کارمندان
یکی از بهترین راه های نوشتن شرح شغل این است که از افرادی که چند سال در آن حوزه مشغول کار هستند، بپرسید تا گزارش کاملی از وظایف روزانه خودشان را در اختیار شما قرار دهند. در این بخش، وظایف و مسئولیت های آن کارمند یا مدیر را ثبت کرده و ارتباطاتی که با شخص بالاتر یا پایین‌تر از خود دارد، مشخص کنید. یعنی باید مشخص کنید شخص به چه کسی گزارش می دهد و از چه کسی گزارش می خواهد.
در مرحله بعدی، این گزارش را به مدیر شخص تحویل دهید تا آن را بررسی کند و اگر نکته خاصی لازم بود به آن اضافه کرده و یا وظیفه ای را از آن حذف نماید.
مشورت با مدیران میانی سازمان و سرپرست های تیم ها
از آنجایی که مدیران میانی سازمان ها و سرپرست های تیم ها، بطور مرتب با کارکنان بخش های خود در ارتباط هستند، می توانند به راحتی وظایف و مسئولیت های هر بخش را مشخص کنند و یا آن را گزارش کنند. بنابراین، می توان با همفکری آن ها یک شرح شغل در مورد کارمند مورد نظر نوشت.
مشاهده مستقیم شغل
در این قسمت می توانید در بخشی که می خواهید درباره آن شرح شغل بنویسید، چند روزی حضور پیدا کنید و با مشاهده مستقیم شخص شاغل شروع به ثبت همه مسئولیت ها و وظایف آن شخص کرده و شرح شغل آن بخش را یادداشت نمایید. اگر نیاز به اطلاعات گسترده ای داشتید، می توانید حتی از دوربین استفاده کرده و از آن بخش فیلم برداری کرده و کارها را ثبت نمایید.
مزیت های نوشتن یک شرح شغل
شاید به اهمیت واقعی نوشتن شرح شغل پی نبرده باشید. مواردی که در ادامه آنها را ذکر می کنیم، بهتر می توانند به شما کمک کنند تا بدانید چقدر نوشتن یک شرح شغل خوب می تواند برای سازمان مفید باشد.
- افزایش بازدهی و کارایی سازمان
- مشخص شدن مسئولیت های دقیق هر شخص در سازمان
- از بین رفتن سردرگمی در بخش های مختلف سازمان
- توانایی آموزش دادن اصولی و درست کارمندان
- حذف اضافه کاری ها یا موازی کاری ها در سازمان
سوالات متداول
- چگونه می توانم برای کارمندانم شرح شغل کاملی طراحی کنم؟
بهترین راه این است که از تجربیات کارمندی که دو سال در آن سمت در جای دیگری بوده یا از مدیران سازمان هایی مشابه سازمان خود کمک بگیرید. در این زمینه می توانید با مشاورهای ما هم تماس بگیرید.
- می توان بعد از نوشتن شرح شغل متناسب با شرایط آن را تغییر داد؟
یکی از شروط اصلی شرح شغل آپدیت مداوم آن است و شرح شغل باید طوری نوشته شود که باعث بالا رفتن راندمان کاری کارکنان و افزایش بهره وری سازمان شود. بنابراین می توانید با تغییر شرایط شرح شغل سازمان خود را هم تغییر دهید.
کلام پایانی
شرح شغلی که با عجله نوشته شود یا به درستی درباره آن فکر نشود، می تواند منجر به انتخاب اشتباه افراد و استخدام نادرست شود. استخدام نادرست به نوبه خود باعث خواهد شد دوباره فرایند هزینه بر و وقت گیر استخدام را تکرار کنید. شاید آنقدر وقت نداشته باشید تا این فرایند را بارها و بارها تکرار کنید. بنابراین می توانید با برداشتن قدم های درست و اصولی یک شرح شغل درستی را بنویسید که اولاً کارکنان سازمان شما دقیقاً بدانند چه وظایفی را بر عهده دارند، همچنین این شرح شغل به شما کمک خواهد کرد بهترین گزینه های موجود را برای کار خود استخدام کنید. امیدواریم مطالب عنوان شده در این بخش برای شما مفید باشند. لطفاً پیشنهادات و نظرات خود را در این باره با ما در میان بگذارید. اگر در این زمینه نیاز به مشاوره و راهنمایی دارید، می توانید از تجربیات مشاوران ما در آکادمی کسب و کار تاکتیک استفاده نمایید.
نظر خود را بنویسید:
