در حال حاضر در دنیایی زندگی میکنیم که همیشه با تهدیدهایی بزرگ و صد البته فرصتهای بزرگتر، هم برای خود و هم کسب و کاری که داریم، رو به رو می شویم. به همین دلیل، بررسی و تحلیل کسب و کار (Business Analysis)، هر روز اهمیت بیشتری پیدا کرده و به یک ضرورت برای بقای شغل ما و موفقیت در کسب و کار تبدیل شده است.
از آنجایی که دادههای موجود برای شرکتها و کسب و کارها، هم از نظر مقدار و هم از نظر پیچیدگی روز به روز رشد می کند، به یک فرآیند مؤثر و کارآمد نیاز است تا بتوان برای کنترل ارزش آن دادهها قدم برداشت. فرآیند تجزیه و تحلیل داده ها معمولاً در چندین مرحله انجام می شود. در ابتدا برای تحلیل داده کسب و کارها و شرکت ها باید از خود پرسید که شرکت در صدد حل چه مشکلی است؟ دومین سوال این است که چه چیزی را برای اندازه گیری داده ها نیاز داشته و چگونه باید آن را اندازه گیری کرد؟ بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از آنها بیاندازیم.
طبق گزارشات منتشرشده، نشناختن الزامات درست، دومین عامل متداول در شکست پروژه های مختلف در صنایع گوناگون می باشد. از طرف دیگر سازمانهایی که در موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار خود هنوز به بلوغ و دانش کافی نرسیده باشند، از نظر عملکرد مالی و اجرای استراتژیهای سازمان با شکست مواجه میشوند و یا اینکه اثر بخشی پایینی را از خود به نمایش میگذارند. به همین دلیل قصد داریم که در این مطلب در مورد تجزیه و تحلیل کسبوکارها گفتوگو کنیم. پس با ما همراه باشید.
تحلیل کسب و کار چیست؟
حل مشکلات و استفاده از فرصت های ایجاد شده در مشاغل مختلف، یکی از بزرگترین چالش هایی است که مدیران کسب و کارها و سازمان های مختلف این روزها با آن دست و پنجه نرم میکنند. با توجه به سرعت بالای تغییرات در دنیای امروز، امکان استفاده از تمامی فرصت های ایجاد شده وجود ندارد و به همین دلیل تمامی سازمان ها به دنبال پرسودترین فرصت ها هستند.
همچنین یک مدیر با سوال های متعددی در طول دوره مدیریت خود روبرو میشود که گاهی اوقات ارائه پاسخ مناسب به آن ها برای او غیر ممکن است. برای مثال از این دسته سوال ها میتوانیم به این اشاره کنیم که چگونه، مشکلات را شناسایی و راه حل مناسب را برای آنها انتخاب کنیم؟ و یا چگونه به درستی این راهحلها را اجرا کنیم؟
البته به غیر از این سوالات، همانطور که قبلتر هم گفتیم، مدیران سازمان ها، همواره دغدغه استفاده بهینه از فرصت های پیش رو و شناسایی فرصت ها و استفاده از آن ها را هم دارند. به همین دلیل یک سازمان یا کسب و کار، باید بتواند در برابر چالش ها و مشکلات، به سرعت از خود واکنش نشان دهد و اثربخشی مناسب را داشته باشد؛ البته این واکنش باید مبتنی بر زمان و تامین نیازهای مشتری هم باشد که مشخصه اصلی رقابت جویی در سازمان است.
وظایف تحلیل گر کسب و کار چیست؟
تمامی کسب و کار ها، به تحلیلگران کسب و کار نیاز دارند. هدف از وجود تحلیل گر کسب و کار این است که برنامه های استراتژیک فعلی، مدلهای کسب و کار، پویاییها، مسائل و همچنین فرصتها به طور دقیق و کامل ارزیابی شده و مورد توجه قرار گیرند. به عبارت دیگر، مسئولیتهای اصلی تحلیل گر ها در جهت شکوفایی، دستیابی به اهداف و رشد در کسب و کار خواهد بود.
درست است که هر شرکت دارای ویژگیهای منحصر به فردی میباشد که بر روی وظایف یک تحلیل گر کسب و کار تأثیر گذار هستند، اما با این حال تحلیل گر کسب و کار یک سری وظایف کلی دارد که در ادامه آن ها را شرح داده ایم:
- تجزیه و تحلیل دادههای بازار و رفتار مصرف کننده ها
- تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی و سیاستهای تحمیلشده به شرکت ها
- انجام کارهای مربوط به سیستم مستند سازی
- انتشار اطلاعات در مورد وضعیت فعلی بازار مثل رفتار مصرفکننده، که از آن به عنوان مبنایی برای مرجع شرکت ها استفاده میکنند
- نظارت بر دادههایی که از پردازش دادههای مختلف که از تحقیقات و نظر سنجی ها به دست آمده است و ارزیابی آن ها
- ارائه راهکارهایی مناسب به منظور بهبود کیفیت خدمات و عملکرد شرکت ها برای دستیابی به اهداف خود
- کمک به مدیران پروژه و سایر کارشناسان یک شرکت برای طراحی برنامههایی کاربردی، موثر و کارآمد
مهارت های تحلیل گر کسب و کار چیست؟
برای اینکه فردی بتواند به خوبی از عهده مسئولیت ها و وظایف یک تحلیل گر کسب و کار بربیاید، باید مهارت های لازم را کسب کرده و به خوبی از آن ها استفاده کند. طبق گفته مؤسسات بینالمللی تجزیه و تحلیل کسب وکار ها، تعدادی از مهمترین مهارتها و تجارب لازم برای یک تحلیل گر کسب و کار موارد زیر هستند:
- برخورداری از مهارتهای ارتباطی شفاهی و کتبی
- برخورداری از مهارتهای بینفردی و مشاوره به افراد
- برخورداری از مهارتهای تسهیل
- داشتن تفکر تحلیلی و مهارت حل مسئله
- سطح بالای دقت و توانایی تکمیل جزئیات
- برخورداری از مهارتهای سازمانی
- آگاهی از ساختار کسبوکار ها
- توانایی تجزیه و تحلیل متقابل
- برخورداری از مهارت مهندسی مورد نیاز
- تجزیه تحلیل هزینههای مربوط به پروژه ها
- توانایی مدلسازی فرایندها
- درک شبکهها، پایگاههای داده و سایر تکنولوژی های مورد نیاز کسب و کار
اهمیت تحلیل کسبوکار توسط مدیران پروژه
مدیران پروژه به عنوان مسئول اصلی ارائه محصول پروژه ها از نظر زمان، هزینه و کیفیت، پروژهها را مشخص میکنند و نگاهی بزرگ بر روی پروژه های خود دارند. وظیفه اصلی مدیر پروژه این است که هدایت تیم پروژه و برداشتن موانع و مشکلات جاری بر سر راه پروژه است.
در چنین پروژه هایی، وجود یک نقش که بتواند با تمرکز بر جزییات، گوش دادن به پرسنل، حصول اطمینان از ساخت محصول بر اساس نیازمندیها، شناسایی مشکلات کسبو کار و مدیریت درخواستها در کنار مدیر پروژه حضور داشته باشد، بسیار مفید و حتی شگفتیساز خواهد بود.
بسیاری از مدیران پروژه میتوانند با گذراندن دورههای مربوط به تحلیل کسبوکارها و دریافت گواهینامههای مرتبط با این توانایی، چنین نقشی را در پروژهها داشته باشند. چنین افرادی، نقشی مهمتر را در سازمان ایفا خواهند کرد و باعث ارتقا جایگاه شغلی و درآمدی خود خواهند شد. این افراد میتوانند با کمک این مهارت، به پرسش های زیر پاسخ دهند:
- سازمان در چه زمینههایی دچار مشکل است؟
- چه نوع فعالیت های جدیدی را باید به طیف فعالیتهای سازمان اضافه کنیم و کدام فعالیت را چگونه باید حذف کنیم؟
- از چه روشهای دیگری میتوانیم برای به حداکثر رساندن منفعت سازمان و به حداقل رساندن هزینههای آن استفاده کنیم؟
- کدام یک از فعالیتهای جاری به توجه بیشتری نیاز دارند؟
- چگونه میتوان در محیطی که مدام در حال تغییر است، برای موفقیت اقدام کرد؟
تحلیل کسب و کار در چه صنایعی کاربرد دارد؟
بطورکلی میتوان تحلیل کسب و کار را اینطور توصیف کرد که، فعالیت هایی با هدف ایجاد یا ارتقاء یک پروژه یا محصول، حل یک مشکل یا شناسایی احتیاج های ذینفعان، انجام میشوند. به همین دلیل این مفهوم در صنایع و کسبوکارهای مختلفی کاربرد دارد. برای مثال:
صنعت مالی: با هدف ایجاد و یا ارتقاء محصولات مالی منطبق با نیازهای مشتری همانند صندوقهای سرمایهگذاری مشترک، صندوق زمین و ساختمان
حوزه درمان: به منظور به حداقل رساندن مدت زمان انتظار بیماران از زمان ورود او به بیمارستان تا اتمام ویزیت
صنعت ساخت و اجرا: تحلیل کسب و کار در این حوزه به منظور ارائه تعریفی درست از پروژهها، شناسایی الزامات مشتریان و محیط با هدف اجرای درست پروژههای عمرانی در سطح شهر و یا شناسایی الزامات محیط زیستی لازم در ساخت یک پروژه
پروژه های اجتماعی و دولتی: با آنالیز مشکلات و آسیبهای اجتماعی به تعیین بهترین راهکارها برای کاهش ناهنجاریهای اجتماعی میپردازد.
صنعتی و تولیدی: ارائه راهکارهایی برای کاهش هزینههای زنجیره تأمین مواد اولیه
صنعت IT :برای انتقال الزامات کسب و کار به توسعهدهندگان نرمافزار، الزامات سیستم های نرمافزاری به ذینفعان و مشتریان با هدف ایجاد درک مشترک و شفافیت از محصول نهایی که تولید خواهد شد تا محصولی که مشتری یا کارفرما انتظار تولید آن را دارد.
سوالات متداول
هدف از تحلیل کسبوکارها چیست؟
میتوان هدف از تحلیل کسب و کار را چنین عنوان کرد:
- بررسی و شناسایی نیازهای هر کسبوکار که شامل فرصتها و مشکلات است
- بررسی، شناسایی و تعیین راهکارهای مناسب برای تحقق نیازهای کسبوکار و رسیدن به اهداف
- استخراج، مستندسازی و مدیریت الزامات ذینفعان برای تحقق اهداف سازمان مورد نظر
- سادهکردن فرآیند تولید موفق محصولات، ارائه خدمات و یا اجرای پروژهها
آیا میتوان برای تحلیل کسب و کار مهارت های لازم را کسب کرد؟
بله – همانطور که ذکر شد یک تحلیلگر کسب و کار باید مهارتها و تواناییهای مورد نیاز برای این شغل را داشته باشد که بیشتر آنها اکتسابی هستند. همچنین دورههایی برای این منظور وجود دارد که تمامی افراد میتوانند با شرکت در آنها، به یک تحلیلگر کسبوکار تبدیل شوند؛ مخصوصاً اگر فردی به عنوان مدیرپروژه فعالیت دارد، کسب چنین دانشی، تاثیر قابلتوجهی را بر موقعیتشغلی و درآمد او خواهد داشت.
جمع بندی
تمامی کسبوکارها و سازمان ها در طول مسیر خود با چالش های متعددی مواجه میشوند که عبور از آنها به یک دید تخصصی و حرفه ای نیاز دارد. به همین منظور تحلیل کسبوکار و سازمان ها در چنین شرایطی، بهترین پیشنهاد ممکن برای رسیدن به یک راهحل مناسب است. از طرف دیگر تمامی شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارهای مختلف، به دنبال راهی برای بهینهکردن فعالیت های خود به منظور کاهش هزینه ها و افزایش حداکثری سود هستند که تحلیل کسب و کار در این زمینه هم بسیار مفید و کاربردی خواهد بود.