بسیاری از مشاغل برای تحقق اهداف مدیریتی و عملکردی خود نیاز به گزارش های دوره ای دارند. گزارش های ارائه شده به سازمان، در هدایت و تصمیم گیری کمک زیادی کرده و در ایجاد بینشی دقیق به مدیریت بسیار کاربردی هستند. امروزه ابزارهای متنوعی جهت گزارش نویسی وجود دارد که این ابزارها امکان تحلیل کسب و کار را فراهم می کنند. ابزارهای گزارش دهی به منظور موفقیت در دستیابی به اهداف و با پشتیبانی از فرمول های کارشناسی شده، امکان نظارت دقیق طرح ها را فراهم می نماید.
در این مقاله، سعی داریم شما را با ماهیت گزارش نویسی و تمامی ویژگی های مربوط به این نوع مهارت بسیار ضروری در زندگی آشنا سازیم. بنابراین اگر در کسب و کار خودتان به گزارش نویسی نیاز دارید، یا دوست دارید صفر تا صد گزارش نویسی را یاد بگیرید، این مطلب را تا انتها مطالعه نمایید.
گزارش نویسی چیست؟
در تعریف گزارش گفته می شود گزارش سندی حاوی اطلاعات مشخص بوده که محور معینی دارد و برای ارائه به افراد و مدیران تهیه و تنظیم می شود. اطلاعات، اخبار و رویدادها در یک دوره زمانی مشخص جمع آوری شده و به صورت تفکیک شده به مدیران و اشخاص دارای صلاحیت ارائه می شوند.
اطلاعاتی که درون گزارش دیده می شوند، ساختار مشخصی دارند. ساختار هر گزارش متناسب با مخاطب آن متفاوت است. در نتیجه عملکرد سازمان طی دوره های زمانی مشخص در گزارش ها به صورت جداول، نمودارها و دیگر ابزارهای اینفوگراف بیان می شود. به همین دلیل به مدیران در اتخاذ تصمیم های متناسب با ادامه روند فعالیت، کمک موثری می‌کنند. یک گزارش حرفه ای با مشخص نمودن داده های مختلف امکان بررسی مشکلات سازمان را فراهم می کند. در واقع با استفاده از اصول گزارش نویسی، یافتن موانعی که باعث عدم رسیدن به اهداف و موفقیت در کسب و کار شده اند، راحت تر خواهد شد.
انواع گزارش های سازمانی
گزارش های نوشته شده در سازمان با توجه به هدف، طبقه بندی شده و به بخش های مختلف تقسیم می شوند. تعیین هدف گزارش اهمیت بسیار زیادی دارد. در ادامه با انواع گزارش های سازمانی آشنا خواهیم شد.
گزارش عملکردی
گزارش عملکردی یکی از انواع مهم ترین گزارش های سازمانی شناخته می شود که اطلاعات مهم و عملکردی را در یک دوره زمانی معین، ارائه می دهد. سازمان ها از این نوع گزارش برای اتخاذ تصمیم های بسیار مهم استفاده می کنند. در واقع می توان آن را، روند انجام پروژه دانست. با استفاده از این نوع گزارش می توان مدت زمان تکمیل پروژه و نحوه عملکرد آن را مورد بررسی قرار داد.
گزارش مالی
گزارش مالی یکی دیگر از انواع گزارش های مهم هر سازمان شناخته می شود که درآن، اطلاعات کامل مربوط به نحوه استفاده از بودجه، نوشته می شود. این نوع گزارش، اطلاعات مربوط به دوره های 3 ماه و سالانه را ارائه داده و در آن، سود و زیان های سازمان همراه با هزینه های مختلف و حقوق سهام داران نوشته می شود. گزارشات مالی یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت مالی کسب و کار است.
- گزارش وضعیت سازمان، گزارش پیشرفت کار، گزارش مقایسه ای از انواع مختلف گزارش های سازمانی شناخته می شوند.
محتویات گزارش نویسی
در هنگام نوشتن گزارش، باید اطلاعات منحصر به فردی در آن، ارائه شوند که فرد یا سازمان بتواند با توجه به اطلاعات ارائه شده، به اهداف خود دست یابد. یک گزارش حرفه ای شامل موارد زیر است:
- توضیح رویداد ها
- توضیحات مفاهیم و رویداد ها با بیان توضیحاتی درباره صاحب رویداد ها
- ارزیابی رویداد ها
- بیان نتایج
- توصیه نویسنده در مورد انجام بهترین اقدام
موارد نیازمند گزارش نویسی
چند مورد وجود دارد که معمولا گزارش نویسی در آن ها بیشتر از بقیه موارد صورت می گیرد و لازم است که حتما این موارد را بشناسیم و بدانیم که چگونه باید گزارش های لازم را برای آن ها تهیه و تنظیم کنیم.
- گزارش فعالیت ها
اولین مورد مربوط به گزارش فعالیت ها می باشد که غالبا به شکل روزانه و یا هفتگی باید تنظیم شوند. این گزارش ها به شکل های دیگری نیز می توانند مورد استفاده باشند اما به طور کلی و در بیشتر موارد، گزارش ها به صورت روزانه و هفتگی تنظیم می شوند.
معمولا این نوع از گزارش ها می توانند برای دو شخص طراحی شوند. اولا آن که برخی از افراد آن ها را برای خودشان تهیه کرده و سعی می کنند تا از این طریق میزان پیشرفت خودشان را بررسی کنند و دوما آن که این نوع از گزارش ها می توانند برای مدیران عالی رتبه تر و بالاتر تهیه شوند.
برای آن که بدانید این گزارش ها تا چه حد مفید هستند، باید بگوییم که میزان فایده داشتن آن ها می تواند کاملا متغیر باشد و با توجه به عوامل مختلفی تعیین شود. یک نکته مهم در این خصوص وجود دارد و آن هم در این زمینه است که در این نوع از گزارش ها معمولا شیوه طراحی کردن قالب گزارش است که نقش کلیدی و مهمی را در اثربخش بودن نهایی گزارش ایفا می کند.
گاهی اوقات گزارش هایی تنظیم می شوند که هیچگونه عملکرد و کارایی با خود به همراه ندارند و صرفا وقت ما را می گیرند، گاهی اوقات نیز گزارش هایی تنظیم می شوند که بدون وجود آن ها نمی توان کار را ادامه داد. به طور مثال گزارش داروهایی که روزانه به بیمار داده می شود می تواند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار باشد.
- رزومه
حتی رزومه ها نیز می توانند نوعی از گزارش ها در نظر گرفته شوند. گاهی اوقات فراموش می کنیم که رزومه هم نوعی گزارش کاری از زندگی و کارهایی است که تا به حال انجام داده ایم. معمولا رزومه برای ارائه دادن این گزارش کلی به کارفرما تهیه می شود. برای آن که بتوانید اصول رزومه نویسی و گزارش کاری را به درستی تهیه و تنظیم کنید، لازم است تا حتما نکات مربوط به آن را به خوبی بدانید. هم چنین داشتن یک رزومه کاری که در آن اصول مربوطه رعایت شده باشد نقش پر رنگی در انجام یک مصاحبه کاری موفق دارد.
- حل کردن تمرین درسی
بله حل کردن یک تمرین درسی ساده نیز می تواند نوعی از گزارش نویسی به حساب بیاید که معمولا دانش آموزان و دانشجویان به صورت روزمره با آن در ارتباط هستند. حتما یادتان می آید که حل کردن یک مسئله دو بخش راه حل و جواب داشت. اگر سوال مورد نظر 2 نمره دارد، 1.75 برای راه حل و 0.25 برای پاسخ پایانی نمره در نظر گرفته می شد. همین مسئله نشان دهنده اهمیت نوشتن راه حل بود.
حل کردن یک تمرین درسی می تواند به عنوان یک گزارش نویسی در نظر گرفته شود زیرا شما در حل تمرین سعی دارید تا به مخاطب خود گزارش دهید که از چه طریقی به پاسخ مورد نظر دست پیدا کردید. این موضوع اهمیت زیادی دارد و نباید به صورت سطحی از آن گذر کنید.
- معرفی نامه
معرفی نامه یا توصیه نامه یکی از شیوه های رایج گزارش نویسی است که معمولا افراد از آن استفاده می کنند تا فردی را به سازمان و یا گروهی برای کار معرفی کنند. در این توصیه نامه ها مختصر گزارشی از فرد و فعالیت های کاری و تحصیلی او و همچنین میزان ضمانت فرد نویسنده نامه آورده می شود. به همین دلیل نیز معمولا معرفی نامه و یا توصیه نامه را در رده گزارش نویسی طبقه بندی می کنند.
- پروپوزال های دانشگاهی
مورد بعدی در خصوص پروپوزال های دانشگاهی است. پروپوزال ها در حقیقت آغاز کننده راه پژوهش ها و تحقیقاتی هستند که در دانشگاه ها انجام می شود. معمولا دو هدف از تهیه آن ها وجود دارد. اولین هدف در حصوص جلب کردن نظر و موافقت استاد برای پایان نامه و دومین مورد به جهت جذب کردن سرمایه برای پروژه های تحقیقاتی است.
اگر پروپوزال نویسی که در حقیقت یک نوع گزارش اولیه از یک طرح و پروژه به حساب می آید را به صورت دقیق و کامل بنویسید، می توانید به پیاده سازی دقیق طرح امیدوار باشید.
- طرح های تجاری کسب و کار
طرح های تجاری کسب و کار را نیز می توانیم نوع دیگری از گزارش ها به حساب بیاوریم. بیزینس پلن یا همان طرح کسب و کار به طرحی گفته می شود که در آن نشان می دهد ما قرار است از طریق چه راه هایی به چه هدف هایی برسیم. یک نکته مهم آن است که نیازی به ذکر تمامی جزئیات در بیزینس پلن ها نمی باشد و صرفا لازم است تا اصل و چارچوب های مربوط به گزارش نویسی را رعایت کرده و تلاش کنیم تا میزان کاربردی بودن این طرح ها را بالاتر ببریم.
- گزارشات پیشرفت پروژه
مورد بعدی در خصوص گزارشات مربوط به پیشرفت پروژه می شود. زمانی که در حال انجام دادن یک پروژه هستید، لازم است تا حتما گزارش پیشرفت کار پروژه و یا حتی پسرفت کار پروژه را تنظیم کنید. این نوع از گزارشات را یا می توانید برای کارفرمای پروژه و یا حتی برای خودتان تنظیم کنید. مسلما این کار باعث می شود تا شما بتوانید نگاه کلی تر و جامع تری را به موضوع داشته باشید.
اگر گزارش پیشرفت پروژه را به درستی و به طور کامل تنظیم کنید، متوجه می شوید که می توانید هماهنگی بیشتری را با کارفرمای خود داشته باشید و پیش بردن کارها را به شکل بهتری انجام دهید.
- گزارش آماری
آمار و ارقام در تمامی شرکت ها امروزه حرف اول را می زنند. ایجاد این آمار و ارقام و گردآوری آن ها از یک سو و تجزیه و تحلیل آن ها برای داشتن یک نگاه کلی و جامع به آن ها از سوی دیگر می تواند اهمیت بسیار زیادی داشته باشد.
معمولا گزارش نویسی می تواند به ما کمک زیادی در زمینه مدیریت کردن آمار و ارقام داشته باشد. به طور مثال می توانیم این موارد را نمونه هایی از گزارش نویسی های مربوط به گزارش آماری بدانیم:
✓ گزارشات مربوط به فروش در بازه های زمانی مشخص ماهانه یا فصلی
✓ گزارشات مربوط به موجودی های انباری
✓ گزارشات مربوط به رفتارها و واکنش های کاربران حاضر در یک سایت
✓ صورت جلسه ها
صورت جلسه ها یا گزارشات مربوط به جلسات نیز از جمله موارد مهم بعدی هستند که جزو انواع گزارش نویسی ها می توانند به حساب بیایند و نمونه های بسیار خوبی از آن می باشند. صورت جلسه ها در حقیقت گزارش و خلاصه ای از اتفاقات رخ داده در جلسه هستند که می توانند در زمان های مختلفی کارایی و کاربرد داشته باشند.
اهمیت گزارش نویسی
گزارش نویسی نقش بسیار مهمی در هر سازمان ایفا می کند. گزارش حاوی اطلاعات بسیار مهمی است که در آن، روند رویداد ها در یک دوره زمانی مشخص ارائه می شود. از سوی دیگر، با استفاده از گزارش می توان با موانع موجود در مسیر دست یابی به اهداف، اشنا شده و آن ها را رفع کرد.
در گزارش، اطلاعات مربوط به نحوه عملکرد کارکنان یک سازمان نوشته می شود. از این رو مدیران شرکت می توانند با توجه به مطالب ارائه شده نسبت به اتخاذ تصمیمات مهم اقدام کنند. استفاده از این نوع گزارش ها، باعث رشد و پیشرفت سازمان ها و افزایش بهره وری کارکنان می شود. چرا که می توانند سود و زیان و هزینه های مربوط به آن را مورد بررسی قرار دهند.
ابزار گزارش نویسی کدامند؟
در گزارش نویسی، هدف اصلی ارائه داده ها به صورت طبقه بندی شده می باشد. برای افزایش میزان کارایی و کیفیت این نوع نوشته ها و اسناد از ابزارهای مختلف استفاده می شود. از مهم ترین ابزارهای گزارش نویسی می توان به نمودارهای تک بعدی و چند بعدی اشاره کرد. این نوع ابزار ها از نوع ابزارهای ساده ای هستند که به درک بهتر مطالب کمک می کنند.
از دیگر موارد گزارش نویسی می توان به نقشه های جغرافیایی توجه کرد. همچنین استفاده از هوش مصنوعی برای افزایش کیفیت و اعتبار گزارش بسیار حائز اهمیت است.
برای افزایش کیفیت و اعتبار گزارش بسیار حائز اهمیت است.
مراحل گزارش نویسی کدامند؟
گزارش نویسی دارای مراحل مختلف است. در این بخش می خواهیم شما را با مراحل اصلی این نوع عمل آشنا سازیم.
1.تعیین محتوای گزارش
اهمیت نوشتن گزارش، موضوع اصلی گزارش، زمان تهیه و اهداف آن از جمله مهم ترین مواردی هستند که پیش از نوشتن گزارش مد نظر قرار می گیرند. معمولا تمامی این اطلاعات در پاراگراف اول ذکر می شوند.
2. انجام تحقیقات فراوان
انجام تحقیقات کافی و تفسیر آن ها از مهم ترین بخش های گزارش نویسی شناخته می شود. برای تسهیل درک نوشته های گزارش می توان از جداول، خطوط زمانی و همچنین نمودار ها استفاده کرد.
3. بیان طرح کلی
بیان طرح کلی سومین مرحله از گزارش دهی می باشد. در این مرحله، بخش های مختلف گزارش به شکل یک فهرست شماره دار نوشته می شود. معمولا در این مرحله صفحه مربوط به عنوان، نتایج، مقدمه، جداول، تحلیل ها و نتیجه گیری درج می شود.
اینکه کدام مرحله قبل از مرحله دیگر انجام شود به عوامل مختلف مانند نوع گزارش، رسمی و یا غیر رسمی بودن آن و همچنین طول گزارش بستگی دارد. بهتر است در هنگام گزارش نویسی از درج بخش های غیرضروری که هیچ کمکی به فرد و یا سازمان نمی کنند، حذف شوند.
4. ارائه پیش نویس ابتدایی
در این مرحله، نویسنده تمامی اطلاعات ذهن خود را روی کاغذ پیاده می شود. در این صورت برای ویرایش اطلاعات زمان کافی خواهد داشت.
5. تحلیل داده و درج نتایج
نتایج یکی از مهم ترین بخش های هر گزارش شناخته می شود. در این بخش باید اطلاعات مهمی ارائه کنید که در ارتباط با موضوع گزارش هستند.
6. پیشنهاد به انجام اقدامات ضروری
نویسنده پس از درج تمامی اطلاعات نسبت به ارائه پیشنهادات اقدام می کند.
7. انتشار
قبل از انتشار گزارش، بهتر است آن را از لحاظ دستور زبان، غلط های املایی مورد بررسی قرار داده و از انسجام متن اطمینان لازم را داشته باشید.
نظر خود را بنویسید:
